Details eGECKO Rechnungseingangsworkflow

Der Rechnungseingangsworkflow ist eine intelligente und flexible Lösung, welche die Anforderungen rund um die Rechnungseingangsverarbeitung erfüllt. Dies beginnt beim Erfassungsprozess, geht über das Einbinden der Mitarbeiter mit der Möglichkeit der individuellen Prozessabwicklung, bis hin zur automatisierten Ablage der Daten sowie der abschließenden Buchung.

Der Prozess startet mit dem Scannen oder der Weiterverarbeitung digitaler Daten (z.B. Mail mit Rechnung oder Cloudservice). Je nach Format (Stichwort ZUGFeRD, XRechnung) kann die erhaltene Rechnung anhand der beigefügten Informationen automatisch erkannt oder mittels einer lernenden Texterkennungssoftware ausgelesen werden. Das digitale Integrationscenter ist der zentrale Anlaufpunkt für diese Daten.

Die dann im Rechnungseingangsbuch zur Verfügung stehenden Rechnungen können anschließend manuell oder automatisiert den entsprechenden Mitarbeitern oder Teams zur Freigabe, Bearbeitung oder Korrektur weitergegeben werden. Eine eigene Workflow Engine bietet die Möglichkeit Prozesse komplett individuell zu gestallten. Vordefinierte Prüfprozesse, Kontierungen je Lieferant oder definierte Beitragsgrenzen stellen dabei nur einen Ausschnitt für Automatisierungen dar. Weitere Varianten könnten Rechnungsablehnungsschreiben oder Periodenaufteilungen sein. Individuell zu definierende Anforderungen, wie beispielsweise die abweichende Prüfung bei der Verwendung von Fremdwährungen, können anhand von Scripten umgesetzt werden.  

Verschiedene Wiedervorlage- und Erinnerungsfunktionenen bis auf Feldebene sowie die Übersicht im Rechnungseingangsbuch sorgen dafür, dass alle Mitarbeiter umfassend über den Staus Quo informiert werden.

Der Drill-Down bis auf Belegebene, eine umfassende Protokollierung sowie das Einbeziehen freigebender Mitarbeiter (am Arbeitsplatz oder per App) ist Bestandteil der Lösung.

Der gesamte Zeitrahmen zwischen Rechnungseingang und Zahllauf kann somit massiv verkürzt werden. Das Einhalten von Fristen (Stichwort Skonto) oder die zeitnahe Planung anhand der eingelesen Belege (Stichwort Liquiditätsplanung) ist somit möglich.

Einbindung in die Gesamtumgebung:

• Die Ablage der Dokumente kann sowohl im internen Archivsystem als auch in einem externen System (z.B. Dokument Management System) erfolgen.
• Im internen Archiv können Dokumte beispielsweise mittels Verschlagwortung gezielt gesucht oder im Nachgang hinzugefügt werden.
• Der Aufruf der erfassten sowie externer Dokumente kann direkt aus dem Rechnungswesen erfolgen.
• Der gesamte Unternehmensworkflow (Stichwort z.B. Abgleich mit Bestellungen / Lieferscheinen, die anschließende Freigabe sowie die internen Bestandsveränderungen) kann individuell im System eingerichtet werden.
• Die Verknüpfung von Belegen (Angebot, Lieferschein, Rechnung) ist möglich.

Einen Überblick über den Rechnungseingangsworkflow zum Download finden Sie hier.

Weiterführende Informationen zum integrierten eGECKO Archivsystem mit den erweiterten Möglichkeiten sowie dem Umfang der Gesamtlösung gibt es hier.